Felvételi előkészítő és nyílt nap adatkezelési tájékoztató

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

TANULÓK ÉS GONDVISELŐK RÉSZÉRE

  1. Az adatkezelő

Intézmény neve: Gyulai Erkel Ferenc Gimnázium és Kollégium

Intézmény címe: 5700 Gyula, Bodoky u. 10.

Képviselője: Zámori Ida igazgató

  1. Alapfogalmak

Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az Adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

Adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.

Adatvédelmi incidens: az adatbiztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

Érintett: azonosított, vagy azonosítható természetesen személy, akire a személyes adat vonatkozik.

Felek: az Érintett és az Adatkezelő együttesen.

GDPR: Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) (EGT-vonatkozású szöveg).

Harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az Érintettel, az Adatkezelővel, az Adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.

Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.

Tájékoztató: a jelen Adatkezelési tájékoztató.

  1. Preambulum

A Gyulai Erkel Ferenc Gimnázium és Kollégium (a továbbiakban: Adatkezelő) elkötelezett az Érintettek (tanulók és a gondviselőik) személyes adatainak védelmében. Ezért a személyes adatokat a magánszféra védelmét tiszteletben tartva kezeli. Megtesz minden olyan biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, amely az adatok biztonságát garantálja, és ezeket az intézkedéseket időről időre felülvizsgálja.

Ennek a tájékoztatónak az a célja, hogy az Érintettek számára ismertesse adatkezeléseink legfontosabb jellemzőit.

  1. Az adatkezelési folyamat egésze során érvényesülő adatkezelési alapelvek.

Jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság.

Az Adatkezelő az adatkezelést a releváns jogszabályoknak megfelelően és tisztességesen, az Érintett számára átláthatóan végzi, mindvégig ilyen eljárásra törekszik.

Célhoz kötöttség.

Az Adatkezelő az Érintett személyes adatait csak és kizárólag a jelen Tájékoztató szerinti, egyértelmű és jogszerű cél érdekében gyűjti és kezeli.

Adattakarékosság.

Az Adatkezelő általi adatkezelés mindvégig a cél elérése szempontjából releváns és szükséges személyes adatok körére korlátozódik, az Adatkezelő raktározó jelleggel személyes adatot nem gyűjt.

Pontosság.

Az Adatkezelő az adatkezelés során a személyes adatokat a pontosság és a naprakészség követelményének szem előtt tartásával kezeli, ennek keretében igyekszik mindent megtenni annak érdekében, hogy a pontatlan személyes adatok – a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül – törlésre, vagy helyesbítésre kerüljenek.

Korlátozott tárolhatóság.

Az Adatkezelő a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az Érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé.

Integritás és bizalmas jelleg.

Az Adatkezelő a személyes adatokat olyan módon kezeli, hogy a megfelelő technikai és szervezési intézkedések megtételével biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, a személyes adatok jogosulatlan, vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével, vagy károsodásával szembeni védelmet is ideértve.

Elszámoltathatóság.

Az Adatkezelő az adatkezelés során a fenti alapelvek érvényesülését folyamatosan igazolni is tudja.

  1. A jogszabályi háttér

Adatkezelési alapelveink összhangban vannak az adatvédelemmel kapcsolatos, valamint az e tárgykörben hatályos jogszabályokkal:

  • Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szó általános adatvédelmi rendelet (a továbbiakban: GDPR).
  • az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény
  • a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.).
  1. Az adatkezelések alapadatai
  •  

Az Adatkezelő által tartott felvételi előkészítő foglalkozásokon és/vagy nyílt napon való részvétel megszervezéséhez szükséges alapvető adatok gyűjtése, kezelése. Az Adatkezelő által a 2024/2025. tanévre vonatkozó felvételi eljárás legfontosabb intézményi eseményeiről való tájékoztatás megküldése.

Jogalapja:

GDPR 6. cikk (1) a); Ptk. 2:48. § (1) alapján az érintett hozzájárulása

Kezelt adatok:

A gondviselő neve, gondviselő e-mail címe, tanuló neve és oktatási azonosító, település, általános iskola neve

Időtartama:

A hozzájárulás visszavonásáig, illetőleg a 2023/2024. tanév végéig.

Érintettek köre:

Minden természetes személy, aki az Adatkezelő által kezelt honlapon hozzájárul adatai kezeléséhez.

Adatfeldolgozó(k):

Adatai:
  •  

Nincs külön adatfeldolgozó

Felvételi előkészítő és nyílt nap szervezése.

Hírlevél küldése.

Adattovábbítás címzettje(i):

Nem történik adattovábbítás

 

 

  1. Érintetti kérelmek, panaszok nyilvántartása

Célja:

Nyilvántartás az adatkezelésekkel kapcsolatos panaszokról, kérelmekről az érintettek való kapcsolattartás

Jogalapja:

6. cikk (1) c) Az adatkezelő jogi kötelezettségének teljesítéséhez szükséges

Kezelt adatok:

Azonosító adat, kapcsolattartói adat

Időtartama:

5 év, vagy a jogvita lezárásáig

Érintettek köre:

Minden természetes személy, aki az Adatkezelő által kezelt adatokkal érintett.

Adatfeldolgozó(k):

Adatai:

Tevékenység:

Nincs

----

Adattovábbítás címzettje(i):

Nincs

 

 

  1. Értesítés adatvédelmi incidensről

Célja:

Az adatvédelmi incidens megtörténtéről való tájékoztatás, kapcsolattartás.

Jogalapja:

6. cikk (1) c) Az adatkezelő jogi kötelezettségének teljesítéséhez szükséges

Kezelt adatok:

Azonosító adat, kapcsolattartói adat

Időtartama:

5 év

Érintettek köre:

Az adatvédelmi incidensben érintett személyek.

Adatfeldolgozó(k):

Adatai:

Tevékenység:

Nincs

----

Adattovábbítás címzettje(i):

Nincs

 

Hozzájárulását bármikor visszavonhatja az érintett, ezután az Adatkezelő törli az adatait.

Az Adatkezelő csak a meghatározott személyes adatokat kezeli. A megadott személyes adatok biztonságát minden szükséges technikai és szervezési intézkedéssel megvédi. Különösen nagy figyelmet fordít a személyes adatok bizalmasságának, sértetlenségének és rendelkezésre állásának biztosítására. A megadott személyes adatok valódiságáért és pontosságért, azok megadás után, az Adatkezelő felel. Azokat a kifejezéseket, amelyeket ebben a tájékoztatóban használunk a GDPR, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény értelmező rendelkezései között meghatározott fogalmak szerint értelmezzük.

  1. Az Érintett jogai az Adatkezelő által kezelt személyes adataival kapcsolatban

Az Adatkezelő biztosítja, hogy az Érintettek a GDPR rendeletben meghatározott jogaikat gyakorolni tudják. Ezen jogok gyakorlására irányuló kérelem teljesítését az Adatkezelő nem tagadhatja meg, kivéve, ha bizonyítja, hogy az Érintettet nem áll módjában azonosítani. Az Érintettnek ezért, kérelme teljesítéséhez, szükséges magát azonosítani.

Az Adatkezelő a kérelmet késedelem nélkül, de maximum a beérkezéstől számított 1 hónapon belül köteles teljesíteni, illetve tájékoztatni az Érintettet a teljesítés esetleges akadályairól, vagy késedelméről. Ebben az esetben a határidő további 2 hónappal meghosszabbítható, azzal, hogy a meghosszabbításról és annak okáról az Érintett 1 hónapon belül értesül.

Az Érintett kérelmét az Adatkezelő olyan formában válaszolja meg, ahogyan az érkezett. Az Érintettnek lehetősége van elektronikusan is benyújtani a kérelmét, amely esetben a választ is elektronikusan kapja meg, kivéve, ha kifejezetten másként rendelkezik.

Az Érintetti jogok biztosítása érdekében ezen tájékoztatóban szereplő jogok díjmentesen gyakorolhatóak, az Adatkezelő ezért díjat nem számít fel, kivéve, ha a kérelem egyértelműen alaptalan vagy különösen annak ismétlődő jellege miatt túlzó. Ha és amennyiben a kért intézkedés, tájékoztatás túlzó vagy nyilvánvalóan alaptalan az Adatkezelő észszerű összeget számíthat fel a teljesítésért (különös tekintettel a túlzó kérelmek megnövekedett adminisztratív költségeinek fedezése végett), vagy megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést. Ilyen esetben az Adatkezelő indokolási kötelezettséggel tartozik az Érintett felé.

A jogszabályoknak megfelelve az Érintettek az alábbi jogaikat gyakorolhatják:

a.) Az adatkezelés teljes tartama alatt az Érintett jogosult a megadott elérhetőségeken tájékoztatást és hozzáférést kérni az Adatkezelő által kezelt, személyes adatokról, valamint az adatkezelés jellemzőiről, különösen:

  • az Adatkezelő és kapcsolattartójának kilétéről, elérhetőségeiről, amennyiben adatvédelmi tisztviselőt alkalmaz az Adatkezelő, annak elérhetőségeiről
  • az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról,
  • az adatfeldolgozó nevéről, címéről, az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, amennyiben adatfeldolgozó igénybevételére kerül sor
  • az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről, amennyiben adattovábbításra kerül sor
  • az esetlegesen bekövetkezett adatvédelmi incidensről

b.) Az Érintett jogosult kérelmezni személyes adatainak helyesbítését: Amennyiben az adatok megváltoztak, vagy nem pontosak, akkor kérelmére - a személyes adatok kezelésének ideje alatt - bármikor módosítja azokat az Adatkezelő. Ezt az igényét az Adatkezelő honlapján megadott elérhetőségein keresztül kérheti.

c.) Az Érintett bármikor kérheti, hogy adatait törölje az Adatkezelő, amennyiben az adatkezelésnek nincs további jogalapja.

Az Érintett személyes adatai abban az esetben is kerülnek törlésre, ha az adatok kezelése jogellenes, az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának meghatározott határideje lejárt; illetve a bíróság vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság azt jogerősen elrendelte.

d.) Az Adatkezelő korlátozza a személyes adatok kezelését, ha ezt kéri az Érintett. Az Érintett a következő esetekben kérheti az adatai korlátozását

  • amennyiben vitatja adatai pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az Adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát,
  • amennyiben az adatkezelés jogellenes és az Érintett ellenzi adatainak törlését és ehelyett kéri azok korlátozását,
  • az Adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra az adatkezelés céljából, de az Érintett igényli azokat jogi igényének előterjesztéséhez, érvényesítésének vagy védelméhez,
  • az Érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy az Adatkezelő jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az Érintett jogos indokaival szemben.

e.) Amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson alapul, vagy szerződés teljesítéséhez szükséges és az adatkezelés automatizált módon történik, vagyis az Érintettek adatait gépi nyilvántartással kezelik, az Érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, az általa az Adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja. Továbbá ezeket egy másik Adatkezelőnek továbbítsák anélkül, hogy ezt az Adatkezelő akadályozná. (Az Érintett adathordozhatósághoz való joga)

  1. Az érintett jogorvoslati lehetőségei

A személyes adatainak kezelésével kapcsolatos vélt jogsérelem esetén panasszal élhet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál, vagy az illetékes törvényszékhez (http://birosag.hu/torvenyszekek) fordulhat.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elérhetősége:

1055  Budapest, Falk Miksa u. 9-11.  +36 1 391-1400